福建省各级机关档案室定级工作管理办法
第一条 为贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》及国家有关规定，提高机关档案工作整体水平，特制定本办法。
第二条 各级机关档案室定级工作范围
1、省直各党政机关、人民团体、民主党派和省级事业单位及省属有行政管理职能的公司、行会、本科院校等单位档案室（以下简称省直单位）分别确定省一、二、三级和不列单位。
2、地（市）、县（区）级机关（包括乡镇、街道）、人民团体、民主党派和地（市）、县（区）事业单位（包括专科院校、中小学校、幼儿园及有行政管理职能的公司、行会等单位档案室（以下简称地（市）、县（区）级机关单位）分别确定省级、地（市）级、县（市、区）级先进和不列等单位。
第三条 机关档案室定级标准
1、省直单位档案室定级标准在闽档[1991]52号文所定标准基础上，进行修改完善，修订后的标准附后（见附件一）。
凡总分达93分以上（含93分），第一部分24分以上，第二部分！4分以上，第三部分55分以上，定为省一级档案室。
凡总分达85分以上（含85分），第一部分22分以上，第二部分13分，第三部分50分定为省二级档案室。
凡总分达75分以上（含75分，第一部分19分，第二部分9分，第三部分47分，定为省三级档案室。
2、地（市）、县（区）级机关档案室定级标准在闽档[1991]30号文所定标准基础上，进行修改完善，修订后的标准附后（见附件二）；地（市）、县（市、区）级先进标准分别由地、市、县档案局参照省档案局标准，结合本区域情况具体制定。
凡总分达90分以上（含90分），且第一部分23分以上，第二部分13分以上，第三部分54分以上，定为省级先进档案室。
3、有垂直领导关系的机关档案室定级标准由省档案局和省直主管部门共同制定。
第四条 定级工作程序
1、各级机关档案室根据相应的等级标准进行自评，认为已经达到某一级标准时，可提出定级书面申请报告，填写《机关档案工作定级申请表》（见附件三）和自检报告一式三份，按不同级别报各级档案局或主管部门，经检查验收合格给予审批确认（自检报告包括档案室基本情况介绍、自检情况及得分存在的主要问题、改进措施等。）
2、省直单位档案室定级由省档案局组织考核审批，地、市、县（区）各级机关档案室定级工作，凡申报省级先进档案室的，由省档案局组织考评审批或委托地（市）档案局、省主管厅局组织考评，报省档案局审批；凡申报地（市）、县（市、区）级先进档案室的，由同级档案局组织考核审批。
3、考评小组由3—5人组成，考评小组在考核中应认真听取申报单位自检情况汇报，根据标准的要求进行检查，结合实际情况逐项考评，根据考评情况进行综合评议，并形成文字材料，向定级单位领导反馈，公布考评结果。
第五条 表彰与奖励
1、经考评，对被批准为省一级档案室、省级先进档案室的由省档案局颁发证书奖状。
2、档案室等级证书是机关档案工作管理水平的标志之一，是对机关主管档案工作领导人及档案工作人员评奖、晋职的依据，也是档案人员评聘专业职务的一个条件。
3、获得档案管理等级证书的单位，单位要给有关部门或人员予以表彰和相应的物质奖励，对在档案室定级工作中成绩显著突出的档案管理人员的事迹可作为评选先进工作者和晋升考核依据之一。
第六条 复检工作
1、定级复检工作每3—5年进行一次，复查合格单位继续保持其荣誉称号。
2、复查不合格的单位，责成其限期改进，到期仍不合格者取销原定级资格，并予以告诫或通报。
3、复检工作由省档案局统一安排，具体要求另行通知。
第七条 附则
1、本办法由福建省档案局负责解释。
2、本办法自颁布之日起施行。
福建省地、市、县机关档案室省级先进定级标准
1、领导体制与行政管理（25分）
1．1学习、宣传《档案法》及《档案法实施办法》（4分）
查有关记录，机关组织兼职档案人员学习档案法律法规和各种形式宣传法律法规情况；查机关有无认真查处违反档案法律法规行为
1．2机关档案实行综合整体管理（12分）
1．2．1有机关领导分管，档案工作纳入领导议事日程，平时注意检查和解决档案工作实际问题（3分）
查正式文件或会议记录
1．2．2成立综合档案室，集中统一管理本机关的档案（3分）
查正式文件。未成立综合档案室和没有实行集中统一管理档案的不予定级
1．2．3对本系统、所属单位档案工作进行监督和指导（4分）
查《档案法》执行情况、业务规范要求、制度执行情况
1．2．4对本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行监督指导（2分）
查案卷质量
1．3机关档案工作实行计划管理（3分）
1．3．1机关档案工作纳入本机关或部门年度工作计划（1.5分）
查文件
1．3．2各种文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入了各部门的业务范围和工作程序（1.5分）
查文件
1．4配备必要数量和一定素质的档案干部（3分）
1．4．1档案人员数量应与档案管理，对下属单位业务指导和监督工作相适应，并保持相对稳定（1分）
查档案人员配置情况
1．4．2档案人员文化程度均达高中以上（1分）
查学历证书
1．4．3档案人员经过档案专业培训达100%（1分）
查结业证书或学历证书
档案专业培训必须是省、地（市）档案部门主办的培训班，学习科目包括文书工作、档案管理工作、科技档案工作等三门以上课程
1．5建立健全各项档案管理制度，并作为机关制度予以执行（3分）
1．5．1档案人员岗位责任制（0.5分）
档案人员岗位责任包括每个档案人员的职责、任务、考核和奖惩措施等内容
1．5．2文件材料归档制度（0.5分）
文件材料归档制度包括归档要求、归档范围、归档时间等内容
1．5．3档案保管制度（0.5分）
主要是库房管理要求
1.5.4档案利用制度(0.5分)
利用制度包括利用范围、方式、批准手续等内容
1．5．5档案保密制度（0.5分）
保密制度包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求
1．5．6档案鉴定制度（0.5分）
2、库房、设备（15分）
2．1库房面积与所藏档案数量相适应（2分）
2．3库房配有保险门锁、铁门、铁窗栏、灭火器、厚窗帘，温湿度计，防虫防霉药品（4分）
2．4有足够数量并符合标准的档案箱柜，箱柜排列整齐，便于查找；磁介质载体档案数量较多，必须用防磁装具保存（4分）
3、业务建设（60分）
3．1编制业务规范（6分）
3．1．1制订了本机关的档案分类大纲和编号办法（2分）
3．1．2制订了本机关文件材料归档、不归档范围（2分）
3．2收集、整理（25分）
3．2．1应归档保存的各种门类、各种载体档案收集齐全完整（6分）
查案卷目录，机关自成立以来的各个年度的档案是否齐全（如果断年代必须附有说明）；机关各种门类、载体的档案是否齐全完整；种类档案中应归档的材料是否齐全完整。
3．2．2文书档案的整理符合《机关档案工作业务建设规范》的有关规定（5分）
查案卷和案卷目录
3．2．3科技档案的整理符合gb/t11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》的标准（2.5分）
查案卷和案卷目录
3．2．4会计档案的整理符合《会计档案管理办法》要求（4分）
1966年以前会计档案未清理鉴定完毕，扣2分。查案卷和案卷目录
3．2．5专门档案的整理符合有关专门档案整理的规定（2.5分）
查案卷和案卷目录
3．2．6声像档案的整理符合《福建省声像档案管理办法》的要求（1分）
查案卷和案卷目录
3．2．7 1990年以后的档案使用国家标准的档案案卷卷皮、卷盒。（1分）
3．2．8档案制成材料符合质量要求（3分）
查案卷（抽查近三年以来案卷20卷，纸张字迹材料30%以上不符质量要求不得分，达20%以上扣2分，20%以下扣1分）
3．3鉴定（3分）
3．3．1成立鉴定组织（1分）
3．3．2开展鉴定工作，对到期档案提出鉴定意见（2分）
查鉴定意见书
3．4检索工具（7分）
3．4．1各种门类、载体档案均有案卷目录、案卷文件目录（3分）
查案卷目录、案卷文件目录，案卷文件目录不完整不得分
3．4．2有二个以上系统的专题文件目录或卡片（2分）
系统指保持年度的连续性。查专题目录卡片
3．4．3有全宗介绍（1分）
全宗介绍包括机关沿革、简况，档案内容成份和档案工作历史
3．4．4 1991年以后的各类档案案卷目录之首应附有立卷说明（1分）
立卷说明包括机关领导人姓名、内部机构情况、分类、编号办法、案卷数量、完整程度，立卷时间及其他需交代说明的问题
3．5保管（5分）
3．5．1坚持库房温湿度测记，并在高温高湿季节采取积极措施，改善库内温湿度（1分）
查最近二年来测记的记录和采取措施的记录
3．5．2定期检查档案保管情况，发现问题及时向领导反映，并采取措施予以补救（1分）
查检查记录和抽查永久、长期案卷各10卷，发现虫霉、破损、褪变未予处理的不得分，每年至少一次对库房档案进行检查，主要检查虫霉、破损、褪变及档案数量情况
3．5．3建立全宗卷（1分）
3．5．4库房内档案箱柜排列有序，便于查找利用（1分）
3．6利用（4分）
3．6．1积极向机关领导人和有关工作提供档案信息，建立档案利用登记簿、利用效果登记簿，登记完整，手续齐全，并有档案利用效果例子。（3分）
查利用登记簿及登记情况
3．6．2调卷迅速、及时，查全率达95%以上（1分）
现场抽查10卷，由档案人员在15分钟内准确提供
3．7开展档案编研工作（4分）
应有四种以上由档案室或与其它部门合编的材料和参考资料。如：大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题文件汇集等
3．8统计（3分）
3．8．1有档案室基本情况统计，建立机关档案收进、移出、利用统计台帐，帐物相符（2分）
查统计表，统计台帐及统计情况
3．8．2及时、准确向有关档案部门报送统计报表（1分）
查报送情况
3．9移交（3分）
3．9．1本机关各部门向档案室移交各类档案有办理移交手续（0.5分）
查移交凭证
3．9．2档案人员调动有办理交接手续（0.5分）
查移交凭证
3．9．3按规定时间向有关档案馆移交档案（2分）
查移交凭证 |
