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福建省企业档案管理考核办法

作者:admin 日期:2004/11/12 8:53:46 人气: 标签:
导读:

 

福建省企业档案管理考核办法

闽档监[1997]75号


  为健全我省企业档案工作,提高企业档案管理的整体水平,更好地为企业发展和经济建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《企业档案工作目标管理办法》及其它有关法规,制定本办法。
  第一条 企业档案管理考核是根据国家有关企业档案工作的法规、标准及企业档案工作现状和近期发展计划,制定出企业档案管理等级标准,并按规定的办法、程序对企业档案管理状况进行考评、认定管理水平等级的一项工作,是档案执法检查工作的一项重要内容。
  第二条 本办法适用于我省各级各类企业。
  第三条 企业档案管理考核工作坚持全面开展、公证考评、实事求是的原则。
  第四条 企业档案管理水平分为“合格”、“省级”、“国家二级”、“国家一级”四个等级。“合格”是对我省企业档案工作的基本要求。“国家一级”为最高等级。
  第五条 企业档案管理考核采用计分评审办法,按积分多少经考核认定等级。满分为100分,每个大项内容都有必须达到的标准。
  等级积分标准为:
  国家一级 95分以上(含95分)
  国家二级 85分以上(含85分)
  省级 70分以上(含70分)
  合格级 60分以上(含60分)
  第六条 《福建省企业档案管理考评分标准》(见附件一)是考核工作的依据和内容,也是计分的标准。分为组织管理、设施设备、基础业务、开发利用四大项及若干个子项。
  第七条 考核评审工作程序分为申报、考评、审批。(附件二)
  第八条 等级证书是企业档案管理达到相应水平的标志。具有信誉凭证作用,是企业及其档案工作评先的依据之一。省级、合格级等级证书由省档案局统一印制,国家级等级证书由国家档案局统一印制。
  第九条 企业档案管理考核工作的组织领导和监督检查。
  1、企业档案管理考核工作在省档案局统一组织协调下,由县级以上档案行政管理部门和专业(行业)主管部门分级分别负责组织进行。企业集团由省档案局会同归口管理部门组织进行。
  2、按企业隶属关系,企业档案管理合格级的考核工作由县级以上档案行政管理部门会同专业(行业)主管部门负责,省级的考核工作由地(市)档案行政管理部门会同专业(行业)主管部门负责。国家级的考核工作由省档案局会同省专业(行业)主管部门负责,并有国家级评审员参加。
  3、考核工作可采取委托形式。被委托单位收到委托函后组织考核工作,并向委托单位报告考核结果。
  4、企业档案管理合格级的审批工作由地(市)档案行政管理部门负责,省属企业档案管理合格级的审批工作由省专业(行业)主管部门负责,审批单位向省档案局备案;国家二级和省级的审批工作由省档案局负责,国家一级的审批工作由国家档案局负责。
  5、审批同意后,由审批机关统一发证。
  6、审批机关负责考核材料的归档工作和达到等级企业名单的公告工作。
  7、企业档案管理等级证书不搞终身制,一般3—5年复查一次,由审批机关负责监督检查,对不符合标准的限期改正,到期仍无改正的,予以降级或收回证书。
  没有获得最高等级的企业,经过一年的完善和提高后,可继续申请晋级。
  第十条 档案执法监督员职责
  为了严肃、准确地掌握标准,保证企业档案管理考核工作质量,除国家级的考核工作要有国家级评审员参加外,具体考核工作主要由福建省档案执法监督员负责,其职责是:
  1、对企业档案管理考核工作进行监督指导和咨询;
  2、参加企业档案管理考核工作和复查工作;
  3、及时向审批机关反映企业档案管理考核工作中的情况和问题。
  第十一条 本办法由福建省档案局负责解释。
  第十二条 本办法自发布之日起实施。
  附件一:福建省企业档案管理考核评分标准
  附件二:企业档案管理考核工作程序

  附件一:福建省企业档案管理考核评分标准

编号

考核项目与
考核内容

分数

评 分 细 则

备注

1

组织管理

30

  

 

1.1

组织机构

9

  

 

1.1.1

设置了相适应的档案工作管理部门

3

(1)大刑企业设置了独立,直属的职能机构或档案、信息一体化管理机构得满分;(2)中小型企业设置了档案机构,直属在办公室或其它职能部门的不扣分;(3)内部机构少又没有对下业务指导任务的小型企业,没设档案机构,但有分管部门并有专职档案员的不扣分;

*

1.1.2

企业档案工作坚持集中统一管理原则,企业档案实行了综合管理

6

做到了统一领导,统一制度,统一管理得满分;有一项没做好的扣2分,统一管理中,企业档案实行了综合管理,因工作需要而设档案分室的不扣分;

*

1.2

行政管理

5

  

 

1.2.1

档案工作列入企业发展规划和年度计划,并有企业档案工作发展规划和年度计划

1.5

(1)没有列入企业发展规划扣0.5分;(2)没有列入年度计划扣0.5分;(3)没有制定工作发展规划和年度计划的扣0.5分;

*

1.2.2

有明确的企业领导分管档案工作并经常检查档案工作

2

(1)没有明确分管领导扣1分;(2)虽有领导却没有文字材料显示档案工作列入其职责范围的扣0.5分;(3)用事例说明领导及时解决实际问题,否则扣0.5分;

*

1.2.3

档案工作形成了管理网络

1.5

(1)有网络图没有定期开展活动的扣0.5分;(2)各业务部门及下属单位没有分管档案工作的领导比例占10%的扣0.5分;(3)各业务部门及下属单位没有专、兼职档案员比例占10%的扣0.5分;

  

1.3

档案人员

7

  

 

1.3.1

档案工作管理部门配备了相适应的档案人员

2

(1)没有专职档案员的不得分;(2)人员配备与企业档案工作不相适应的扣1分;

*

1.3.2

建立了档案人员岗位责任制

1

没有建立的不得分;(2)建立了但没有履行职责的扣0.5分;(1)

 *

1.3.3

档案工作管理部门负责人应具有大专以上学识水平或中级以上专业技术职务

1

(1)大专以下的初级专业技术职务的扣0.5分;(2)小型企业的配初级职务的不扣分;

  

1.3.4

档案人员中专以上学识水平的达40%,接受档案业务培训率达95%,中级以上专业技术职务的达20%

2

(1)学识水平、专业技术职务未达指标的扣0.5分;(2)培训率未达指标的扣1分;

  

1.3.5

档案人员与专业技术管理人员享受同等待遇

1

有差别的扣0.5分

 

1.4

规章制度

9

  

 

1.4.1

贯彻执行国家档案工作法律、法规

2

(1)在企业中层以上管理干部及专业技术人员中组织学习、宣传、贯彻《档案法》得0.5分;(2)贯彻执行《国营企业档案管理暂行规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》、《乡镇企业档案管理暂行规定》等国家有关档案工作法规得0.5分;(3)贯彻执行《工业企业档案分类试行规则》等国家有关的标准规范得0.5分;(4)贯彻执行专业(行业)系统或地方档案工作的有关规定、办法和标准、规范得0.5分;

*

1.4.2

建立健全企业档案工作各项规章、制度

5

(1)建立了企业的档案工作制度并纳入有关企业管理制度中得1分;(2)制定了归档制度,编制了保管期限表,有底图保管、更改制度,复制制度,有库房管理制度得1分;缺一项不得分;(3)有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保密工作制度得1分;缺一扣0.5分,缺三项不给分;(4)制定了档案人员“四参加”制度得2分;

*

1.4.3

保证档案的完整、准确、系统有控制措施或手段

2

(1)有具体规定和做法并贯彻执行的;如做到了“三纳入”、“四参加”得2分;(2)有规定但执行不好造成归档不及时,材料不齐全、散失或被私自存留或转让等现象扣1分;

 

2

设施设备

15

  

 

2.1

库房

7

  

 

2.1.1

档案库房、阅览室、办公室实行三分开

3

(1)没分开的不得分;(2)两分开的扣2分;

 

2.1.2

库房建设符合保管要求

4

(1)新建库房符合《档案馆建筑设计规范》的要求,旧库房按要求进行过改造得1分;(2)库房面积满足需要,并有一定余地得1分;(3)采取了防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘等措施得2分;

*

2.2

设备

8

  

 

2.2.1

档案装具符合保管要求

2

(1)案卷外观符合国家要求,1995年以后逐步使用无酸卷皮卷盒得0.5分;(2)柜、架数量充裕且质量好得1分;(3)磁介质材料档案利用防磁装具保存得0.5分;

 

2.2.2

根据实际需要配备必要的保护设备

4

(1)有温、湿度测试仪、灭火器、消毒箱、缝纫机得1分;(2)有晒图机、复印机、照相机得1.5分;如果单位小与别的部门共用不扣分;(3)有空调机、去湿机、排风扇得1.5分;如果库房温湿度不用这些设备也能保证正常值的不扣分;

 

2.2.3

配置现代化管理设备

2

(1)有计算机得1分;(2)有缩微或光盘设备的1分;没有这些设备,利用外单位的设备加工制作的不扣分

 

3

基础业务建设

30

  

 

3.1

收集工作

6

  

 

3.1.1

及时归档

2

(1)没有按归档时间归档的扣1分;(2)近三年档案归档率达100%得1分,在95%以下的不得分,其间的扣0.5分;

*

3.1.2

归档的文件制成材料符合质量要求

1

(1)有圆珠笔、铅笔字迹的扣0.5分;(2)纸张质量不符合要求的扣0.5分;

*

3.1.3

有完备的交接手续

1

(1)没有移交登记的不得分;(2)有登记而经手人没签名的扣0.5分;

 

3.1.4

归档文件完整、准确

2

近三年的档案完整率98%,准确率100%得满分,95%以下不得分,其间各扣0.5分;

 

3.2

整理工作

8

  

 

3.2.1

制定了本单位的分类方案

1

(1)没有分类方案说明的扣0.5分;(2)有交叉和无类可归现的扣0.5分;

*

3.2.2

组卷规范、合理,符合国家或行业标准要求

4

(1)遵循文件材料形成规律、保持卷内文件材料系统联系得1分;(2)卷内文件排列有序,并按要求编号得1分;(3)卷内文件目录、备考表填写规范、清晰得1分;(4)卷内文件整齐,无金属装订物得1分;

*

3.2.3

编目规范、排架合理

3

(1)案卷封面填写规范、清晰得1分;(2)案卷标题简明、准确得1分;(3)案卷排列有序、实用得1分;

*

3.3

保管工作

6

  

 

3.3.1

档案保管安全

6

(1)档案出现霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等任何一种现象的扣2分;(2)近三年内出现档案失密、泄密、侵权等任何一种现象的扣2分,造成严重后果的不能参加评审;(3)近三年内档案库房出现火灾、水淹事故的不能参加评审;(自然灾害除外)

 

3.4

鉴定小组

3

  

 

3.4.1

成立鉴定小组、组织鉴定

3

(1)对到期档案不鉴定的扣2分;(2)鉴定后,需销毁的档案没按要求填写销毁清册的扣1分;

*

3.5

统计工作

3

  

 

3.5.1

统计内容全面,统计数据准确

3

(1)没有档案管理基本情况统计台账(包括档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构)的扣2分;(2)没有档案利用及反馈情况统计的扣0.5分;(3)没有按要求及时填报有关报表的扣0.5分

 

3.6

现代化管理

 

 

 

3.6.1

档案管理现代化与企业管理现代化同步

4

(1)档案管理现代化没有列入企业现代化管理计划的扣1分;(2)利用现代化设备进行档案的存贮、统计、分类、检索、保护、开发,没有取得一定效果的扣3分;

 

4

开发利用

25

  

 

4.1

检索工具

4

  

 

4.1.1

检索工具基本满足利用者需要

4

(1)没有总目录、分类目录的各扣1分;(2)没有专题目录或专题卡片、或著录卡片的扣0.5分;(3)没有底图目录、声像档案目录的扣0.5分;(4)没有其它检索工具的扣0.5分;(如全引目录、重要文件目录、文号目录、资料目录等,有两种即可)

 

4.2

提供利用

6

  

 

4.2.1

能基本满足利用者需要

3

(1)档案人员熟悉所管范围档案及相关业务得1分;(2)档案员调卷迅速、准确、服务态度好得1分;(3)查全率、查准率达98%的1分,95%以下的不得分;

*

4.2.2

采用多种形式主动服务

3

(1)能够及时了解利用者需要,主动提供档案信息服务得2分;(2)采取了如分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务形式得1分;

 

4.3

开发工作

15

  

 

4.3.1

编辑多种通用性编研成果

3

(1)有组织沿革、大事记得1分;(2)有产品介绍或科研成果简介、工程项目简介、专题介绍得1分;(3)汇编、汇总有关资料得1分;

*

4.3.2

开发档案信息资源进行深层次加工

8

近二年每年至少有两种实用价值的编研成果得8分;

 

4.3.3

利用效果显著

4

(1)有利用效果反馈记录得0.5分;(2)每年至少有五个利用实例得1分;(3)利用实例用《科技档案所创经济效益计算方法的规定》计算经济效益得2分,得到有关部门认可的加0.5分;

 

  注:以*为记号的标准是必须达到的。

  附件二:企业档案管理考核工作程序
  一、申报工作
  1、企业根据《福建省企业档案管理考核评分标准》(以下简称《标准》)逐项对照自检,自检合格后,再提出相应的申报等级。自检时,企业可请档案执法监督员、专家或国家级评审员进行业务指导或咨询。
  2、企业按其隶属关系向上级主管部门或当地档案行政管理部门提出申请。大型企业和企业集团的二级单位具备法人资格的可以单独提出申报。但大型企业在其二级单位和企业集团在其紧密企业80%以上达到相应水平时方可申报相同等级。
  3、企业在提出申请时,准备如下申报材料:
  (1)自检报告。主要内容包括企业概况和企业档案工作概况;企业对照《标准》自检合格后的自我评价及一些情况的说明,特别要说明归档率、完整率、准确率、查准率的检查情况;现代化管理制度;提供利用并取得效果的情况;检索工具、编研成果目录,并说明扣分原因。
  (2)自检评分表。
  (3)档案及档案工作基本情况数据统计表。
  (4)《福建省企业档案管理等级申报登记表》(格式附后)。
  4、根据企业的申请,按企业隶属关系由主管部门或档案行政管理部门负责审查。审查同意后,签署意见。
  二、考核工作
  1、根据企业申报材料及审查意见,各有关部门组织考核组对企业进行考核。
  2、考核组由5—7名档案执法监督员和有关部门负责同志组成。对申报国家级的企业进行考核时,考核组至少要有三名国家级评审员参加。
  3、考核前,考核组必须仔细研究申报材料,再对照标准逐项检查。考核形式尽量简化。
  4、考核结论应向企业通报,考核结论必须要有全体考核组成员的签名,是国家级评审员的要注明。
  5、根据考核组的考核结论,考核部门签署考核意见。再向审批机关报送。
  三、审批工作
  1、审批机关根据考核意见,按照《标准》仔细审查企业申报材料。
  2、审查时坚持标准,严格把关,必要时可再组织考评。
  3、签署审批意见。
  4、审批同意后,向企业发证。


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