首 页 特色栏目 馆藏介绍 网上展厅 档案工作 老照片 信息公开 兰台动态 网络求真
您的位置:网站首页 > 档案工作 > 档案馆规范

莆田市档案馆接收档案质量标准

作者:admin 日期:2004/11/4 16:31:32 人气: 标签:
导读:

莆田市档案馆接收档案质量标准

 

第一条  为了保证进馆档案的质量,促进档案管理规范化,更好地发挥档案的作用。现根据《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》、《机关档案工作业务建设规范》等,制定本标准。

第二条  进馆档案须保持全宗完整性(一个独立单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗)。立档单位对反映机关主要职能活动,在党、政(含人事、财会、基建)、工、团等活动中形成和使用的具有查考价值的收文、发文、内部使用的文件材料都要收集齐全,以全宗为单位整理归档。

第三条  分类要科学,一个全宗内同一门类的档案应按统一的分类方案分类,不得随意变动;不同门类的档案可以用不同的分类方案分类。类别设置界限要清楚,层次要分明。文书档案通常按年度——问题或年度——组织机构分类,会计档案通常按年度——名称(凭证、帐簿、报表)分类。其他档案依照有关规定执行。

第四条  保管期限划分要准确。各单位应参照国家档案局和中央主管部门制定的档案保管期限表制定出本单位各种档案的保管期限表,认真鉴定,确定档案的保管期限。

第五条  组卷要合理。文件组卷要遵循文件自然形成规律,保持文件之间的历史联系,以问题为主,兼顾其他特征,把具有密切联系的同项工作、同次会议、同一案件或同一类型的文件(如电报与文件、正本与定稿、正文与附件、请示与批复、问文与复文等)立在一起,便于管理和利用。

不同年度的文件要分开立卷。

永久、长期、短期保管的文件要分开立卷。

声像档案(包括照片、影片、录音带、录像带等)与文书档案有直接联系的应与文书档案统一整理、编目,分开存放,并在案卷目录和卷内目录上注明互见号,以保持相互联系和便于查找利用。无直接联系的可以单独整理、编目。

第六条  卷内文件排列和编页号,卷内文件要按照文件的来源、内容、时间、重要程度及其内在联系进行系统、条理的排列,使案卷成为一个有机整体。

非诉讼案件材料,结论在前,其他材料按办案程序排列;

请示与批复、问文与复文,批复在前、请示在后,复文在前、问文在后。

单份文件是正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;重要文件的定稿和历次稿,定稿在前,历次稿在后,历次稿按时间顺序依次排列。

卷内文件页号的编定,一律用号码机打号,凡有文字或图表的页面都应编号。页号位置一般在装订线对侧的文件上角,图表、照片等编在空白外或背面,不装订的案卷要逐件加盖档号章,编定件号。档号章规格:长60毫米、宽15毫米,式样如下:

 

全宗号

目录号

案卷号

 

 

 

 

 

 

第七条  填写卷内文件目录和备考表。卷内文件目录包括:顺序号、责任者、文号、文件题名、文件日期、页号、备注等项目,应逐项填写准确齐全。没有题名或题名不能反映文件内容的,要重新拟写题名;责任者、文件日期不清的,经考证后尽量填写完整;会议记录也应填写卷内目录,并写明会议名称、时间及主要议题。

备考表附在卷末,用以注明卷内文件需要说明的问题,并由立卷人签名和填写立卷日期。

第八条  案卷装订要结实、整齐、美观。装订案卷要采用国家档案局统一规范的卷皮,要求去掉文件金属物,打三孔用线绳装订,结头打在背后,做到不丢页、不压字。每卷厚一厘米左右。装订时应使文件底边和装订一侧整齐;对侧应折叠或裁切整齐。装订边沿过窄或有文字不便装订要裱糊加边后装订,破损文件要修裱,字迹褪色的应复制后同原件一并装订。

不装订的案卷,要去掉金属物,逐件用线装订,采用软卷皮加套硬卷盒方法存放。

第九条  填写案卷封面和案卷排列,应以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,案卷排列方法应统一,前后保持一致,不可任意改动;而后编制案卷号,在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,体式一致,文字简练,使用简称应通用易懂。

案卷封面要逐项填写清楚,书写要求工整、美观、清晰。

第十条  编制案卷目录和全引目录。案卷目录应区别不同保管期限编制,分年度或混年度装订成一本案卷目录簿,每本编一个目录号,在一个全宗内案卷目录号不得重复。案卷目录上的项目要填写齐全,标题应和案卷封面上的标题完全一致。

进馆的档案,应编制案卷目录与卷内文件目录相结合的目录(即全引目录)。

第十一条  凡推行立卷改革的单位,立卷改革后形成的档案和各单位形成的电子文件的接收,将另行制定办法

第十二条  编写全宗介绍,全宗介绍主要由立档单位的历史概况和全宗档案情况两部分组成。其主要内容包括:

1、本关机成立与撤销时间;

2、机关性质、职能、隶属关系及演变情况;

3、内部机构和直属单位的设置及其演变情况;

4、机关主要领导人的姓名、职务及变动情况;

5、全宗内档案的完整程度、分类原则、整理方法、鉴定情况和案卷数量、质量情况等。

第十三条  市档案馆以全宗为单位接收永久、长期保存的档案。市委、市政府的临时机构结束时,所有档案可直接移交进馆。

第十四条  各立档单位在移交档案时要同时移交检索工具。包括全宗介绍、案卷目录、全引目录或文件卡片。

第十五条  保证移交进馆的档案质量。各机关对将移交进馆的档案要进行一次全面的检查,凡不符合案卷质量标准的要进行必要的加工调整,经市档案局、馆派员检查验收合格后,按现定办理交接手续移交进馆。

 


共有:条评论信息评论信息
发表评论
姓 名:
验证码:
网站首页 | 意见反馈  | 后台管理
Copyright?2009 莆田市档案局(馆)All rights reserved. 闽ICP备05035293号 
     地址:莆田市城厢区建设路839号         联系电话:0594-2630219