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全宗指南编制规范

作者:admin 日期:2005/1/7 16:15:52 人气: 标签:
导读:

中华人民共和国行业标准da/t 14-94


1 主题内容与适用范围
1.1 本标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。
1.2 本标准适用于综合性档案馆,档案室亦可参照执行。


2 全宗指南的编制原则
编制全宗指南应客观、准确、真实,语言简练、文字表达清楚。


3 全宗指南的结构
全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下:
封页
正文 a.全宗构成者沿革
b.全宗内档案情况简介
c.全宗内档案内容与成份介绍
备注


4 封页项目
封页项目包括:全宗指南名称、时间、全宗号。
4.1 全宗指南名称
4.1.1 全宗指南名称由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加"全宗指南"构成。
例:北京市计划委员会全宗指南
4.1.2 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写上应加限定词。
例:1.国民政府教育部全宗指南
2.民国重庆市政局全宗指南
3.国民政府(汪、伪)外交部全宗指南
4.礼部(清)全宗指南
4.1.3 中华人民共和国成立前的个人全宗,在人名后用圆括号注明所属年代。
例:1.方(清)全宗指南
2.蒋中正(民国)全宗指南
3.冯玉祥(民国)全宗指南
4.2 时间
全宗内档案文件的起止年代,一般采用公元纪年表示,必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示,亦可以其一为主,另一为辅,为辅者加圆括号书于为主者正下方。
例:1.1928-1948
(民国十七--三十七年)
2.光绪三十二年--宣统三年
(1906--1911)
4.3 全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
5 全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。


5.1 全宗构成者的名称
5.1.1 全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。
例:中共中央纪律检查委员会(中纪委)
5.1.2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。
5.2 时间
全宗构成者沿革应结合时间撰写,和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。
a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。
b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。
c.全宗构成者上级主管机关变更时间。
d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
5.3 主要职能
5.3.1 全宗构成者的性质特征。
5.3.2 全宗构成者的职权范围。
5.3.3 全宗构成者的主要工作与任务。
5.4 隶属关系
5.4.1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。
5.4.2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
5.4.3 全宗构成者上级主管机关如有变更,应反映在全宗构成者沿革中。
5.5 全宗构成者负责人名录
全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
5.6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。
5.6.1 全宗构成者内部一级机构的名称。
5.6.2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。
5.6.3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。
5.6.4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
5.7 其它
5.7.1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。
5.7.2 全宗构成者改组和撤销的原因。
5.8 个人全宗
个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。


6 全宗内档案情况简介
6.1 档案的数量及保管期限
6.2 档案的完整程度
6.3 档案的利用价值及鉴定情况
6.4 检索工具的配置情况
6.5 档案的整理情况


7 全宗内档案内容与成分介绍
7.1 档案内容与成分介绍的方式
以文章叙述的形式,按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。
7.1.1 按组织机构介绍:以组织机构分类的档案全宗,按机构设类目分别介绍。
7.1.2 按问题介绍:以问题分类的档案全宗,按档案内容所反映的问题设类目介绍。
7.1.3 以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点结合问题分类。
7.2 档案内容与成分介绍的一般方法
7.2.1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括:
a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。
d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。
7.2.2 需要专门说明的档案按下列方法介绍:
a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。
b.列出该档案文件的检索要素。
c.对其档案文件内容单独介绍。
7.2.3 一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则:
a.引文有助于阐述文件的内容实质。
b.引用原文时不祥细转述文件中叙述的事实和事件。
7.2.4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。
7.2.5 控制使用的档案在内容介绍上应从简,并在全宗指南封页上注明"控制使用"字样。
7.2.6 档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围。
7.3 人物全宗内容与成分介绍
人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况撰写,介绍内容包括:
a.个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。
b.来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。
c.财产状况与经济活动的材料。
d.家庭亲属与主要社会关系的材料。
e.图片、照片、录音、录像材料。


8 备注部分
8.1 本全宗指南的编制情况。
8.2 有关全宗内档案的补充说明。
8.2.1 全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。
8.2.2 全宗指南编制后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
8.2.3 其它有关问题的说明。


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